« Tagasi

Hanketeade: Anija ja Raasiku valdade majandusvaldkonna analüüs

Anija Vallavalitsus ootab pakkumisi Anija ja Raasiku valdade majandusvaldkonna analüüsi ja haldusteenuse mudelite loomiseks.

Anija vald soovib peale omavalitsuste liitumist (Anija ja Aegviidu vald) luua mudeli halduse valdkonnas allasutuste ümberkorraldamiseks, mis aitaks parimal moel tagada valla hoonete halduse ning võimaldaks optimeerida läbi teenusdisaini lahenduse kogu haldusteenust. Teenuse ümberdisainimisel peab teenus muutuma teenuse tarbijatele ühtlaselt kättesaadavaks ja mugavaks. Sama väljakutse on ka naaberomavalitsusel Raasiku vallavalitsusel, kellel on lisandunud uusi valla omandis olevaid objekte, mille haldamist korraldada ning uusi allasutusi. Ühise protsessi käigus soovitakse lahendused koostöös läbi mõelda, õppida üksteise ja ka teiste kogemusest ning seejärel kujundada oma vajadustele vastav haldusmudel, seda nii Raasiku kui Anija vallas.

Tegevuse eesmärgiks on Anija ja Raasiku valdades haldusteenuste korraldamise mudeli loomine, et optimeerida kogu valdadele kuuluvate hoonete jm teenuste (haljasalad, teed ja tänavad, valgustus vms.) haldamine kaasaegseks, tarbijatele ühtlaselt kättesaadavaks, mugavaks ning kulutõhusaks. Tegevuste tulemusena peab valmima haldusteenuste korraldamise mudel(id), mille alusel saavad omavalitsused haldusteenuste korraldamisel teha vajalikke muudatusi.

 

Tööde teostamine on jaotatud järgmisteks etappideks:

I ETAPP: ETTEVALMISTAVAD TEGEVUSED

Ettevalmistava etapi eesmärgiks on mõtestada lahti projekti eesmärgid, lähtekohad ja oodatavad tulemused. Täpsustatakse projektis kasutatavat metoodikat. Etapi raames toimub avakohtumine ning majandus- ja haldusvaldkonna dokumentide esmane analüüs.

I etapi tulemusena on:

-     täpsustatud töö teostamise metoodikat;

-     kinnitatud analüüsitavate teenuste valik ning kooskõlastatud see Tellijaga;

-     kokku lepitud aja- ja tegevuskavas;

Ajakava:

-     avakoosolek - 1. kuu

-     dokumentide koondamine ja esmane analüüs – 1. kuu (märtsi lõpp-aprilli algus 2020)

 

II ETAPP: PROTSESSIDE KAARDISTAMINE JA PAIKAPANEK

Antud etapi eesmärk on ära kaardistada haldusteenuse läbiviimise osutamise protsessid lähtuvalt valdade allasutustes (nt raamatukogud, haridusasutused, rahvamajad, sotsiaalkeskus, noortekeskus, spordikeskus jms), valla osalusega SA-des (nt SA Anija Mõisa Haldus, SA Anija Valla Spordimaailm), valla osalusega ettevõtetes (nt OÜ Raven ja OÜ Velko AV) sh tuua välja nende osutamise hetkeolukord, kuid ka kitsaskohad ja parendusettepanekud (sh kuidas mõjutavad haldusteemad asutuste igapäevast juhtimist, millistes asutustes on loodud töökohad haldusteenuse pakkumiseks, kes asutustes tegeleb haldusteemadega jne). Hoonete rühmad lepitakse kokku tellijaga arvestades omavalituse konkreetset olukorda ja vajadusi, sh arvestatakse ka tööseminarides koguneva infoga. IT-lahenduste kaardistamisel ning arendamisel kaasatakse kohtumistele geoinfosüsteemi KOVGIS EVALD arendaja esindaja.

II.1 alaetapp – ettevalmistavad tegevused, II.2 alaetapp – tööseminarid teenusprotsesside kaardistamiseks, II.3 alaetapp – tegevuste joonised ja kirjeldused

II etapi tulemusena on:

-     kaardistatud on hetkeolukord, sh teenuste loetelud ja tänased teenusprotsessid;

-     koostatud mudeli raames osutatavate teenuste (hoonete haldus; heakorra tagamine õuealadel; haljasalade hooldamine; teede ja tänavate hooldus; tänavavalgustus; veemajandus; halduseks vajalike seadmete ja masinate hankimine ja korrashoid; logistika korraldamine, inimressursi planeerimine, teenuse osutamiseks vajaliku teenuse korraldamine, nt IT- lahenduse arendus, haldus) osutamise joonised ja kirjeldused;

-     Läbi viidud 8 seminari/arutelu;

Ajakava:

-     hetkeolukorra analüüs, sh dokumentide analüüs, tööseminarid, teenuste kirjeldused – 2.-3. kuu; (aprill-mai 2020)

 

III ETAPP: HALDUSTEENUSTE PAKKUMISE TSENTRALISEERIMISE MUDELI KOOSTAMINE

Peale hetkeolukorra ja teenusprotsesside kaardistamist viiakse läbi Anija valla ja Raasiku valla ühisseminar teadmiste, kogemuste ja ettepanekute jagamiseks. Käesolevas etapis seatakse haldusteenuse osutamise eesmärgid, mõõdikud ning kirjeldatakse allasutuste haldusteenuste tsentraliseerimise mudel. Mudeli ja eesmärkide kirjeldamise järel toimub teine ühisseminar, kus kumbki omavalitsus tutvustab oma loodud mudelit, ühiselt aruteltakse mudeli rakendamise riskide üle ning eraldi töörühmades jätkatakse tööd tegevuskava ja eelarve väljatöötamisega.

III.1 alaetapp – I ühisseminar, III.2 alaetapp – mudeli loomine allasutuste haldusteenuste tsentraliseerimiseks, eesmärkide ja mõõdikute seadmine, III.3 alaetapp – mudeli rakendamise tegevuskava ja eelarve

III etapi tulemusena on:

-     kirjeldatud on haldusteenuse osutamise mudel, eesmärgid ja mõõdikud;

-     kirjeldatud mudeli rakendamise tegevuskava ja eelarve;

-     Läbi viidud 2 ühisseminari;

-     Läbi viidud 2 tööseminari;

Ajakava:

-     Mudel, eesmärgid ja mõõdikud – 3.-4.kuu (mai-juuni 2020)

-     I ühisseminar – 4.kuu (juuni 2020)

-     Tegevuskava ja eelarve – 5.-7.kuu (juuli-september 2020)

-     II ühisseminar – 8.kuu (oktoober 2020)

 

IV ETAPP: LÕPPDOKUMENTIDE KOOSTAMINE

Viimase etapi eesmärk on vormistada kõikide etappide töö tulemused, formuleerida järeldused ja ettepanekud.

Lõppdokumendi võimalik struktuur:

1. Kokkuvõte (Esitatakse lühidalt kogu analüüsi sisu.) 2. Uue mudeli kirjeldus. (Eesmärgid, tulemused Kirjelduses avatakse vajaminevate muudatuste taust ja haldusteenuste tsentraliseerimise mudeli kirjeldus. Sõnastatakse konkreetsed eesmärgid koos mõõdikutega nende saavutamiseks.) 3. Pakutavad teenused (Kirjeldatakse mudeli alusel rakendatavaid teenuseid ja teenuse osutamise protsesse.) 4. Tegevuskava (Tegevuskava konkreetsete eesmärkide saavutamiseks. Tegevuskavas määratakse ära konkreetsed ülesanded, tähtajad ja vastutajad.) 5. Riskianalüüs (Määratakse kindlaks võimalikud riskid ja kavandatakse nendega toimetuleku viisid.) 6. Eelarve (Kirjeldatakse mudeli rakendamise eelarve ning analüüsitakse kulude muutumist.)

V etapi tulemusena on:

-     koostatud ja Tellijale esitatud eeltoodud dokumendid.

Ajakava

-     dokumentide vormistamine ja esitamine kuu. (november 2020)

 

Kõik  tegevused toimuvad Anija ja Raasiku valdades paralleelselt, välja arvatud ühisseminarid, mis toimuvad ühiselt. Lõppdokumendid vormistatakse ja esitatakse Anija ja Raasiku valdadele eraldi, lähtudes analüüsi käigus ellu viidud tegevustest ja tulemustest.

Pakkumise esitamise tähtaeg on 12. märts 2020. Lisaküsimuste korral pöörduge Anija Vallavalitsuse arendusjuhi Ingeldrin Augi poole telefonidel 6199025, 58200239 või e-maili teel ingeldrin.aug@anija.ee.